(Руководство 2023 г.) Оптимизация системы управления отелем с помощью программного обеспечения

Программное обеспечение для управления отелями (HMS), часто известное как программное обеспечение для управления отелями, представляет собой систему, помогающую отелям и гостиничным предприятиям выполнять повседневные обязанности, такие как управление бронированием, мониторинг и обновление наличия номеров для бронирования, управление персоналом и т. д.

По определению, гостиничные операции включают в себя множество повторяющихся процедур, и HMS позволяет автоматизировать некоторые из этих операций, чтобы повысить эффективность труда, свести к минимуму ошибки и сократить задержки.

В результате Система управления отелем В настоящее время очень важно в сфере гостеприимства, чтобы сотрудники отеля не тратили свое драгоценное время на выполнение монотонных обязанностей, а вместо этого могли использовать свое время для улучшения обслуживания.

HMS также может помочь контролировать работу сотрудников отеля и других частей объекта, а также управлять входящими и продолжающимися платежами.

Короче говоря, Система управления отелем является жизненно важным для любого бизнеса в настоящее время. Гостиничные фирмы обычно могут выбирать между двумя вариантами: приобрести готовую систему управления гостиницей или приобрести систему управления гостиницей, изготовленную на заказ.

Индивидуальная система управления отелем предпочтительнее, если вы хотите, чтобы система соответствовала вашим конкретным потребностям. Тем не менее, это часто дороже, чем эквивалентное готовое программное обеспечение. Является ли индивидуальная система управления отелем лучшим вариантом для вас? Некоторые важные переменные, которые следует учитывать, обсуждаются ниже.

Зачем вам нужна индивидуальная система управления отелем?

Ниже приведены некоторые существенные преимущества персонализированной системы управления гостиницей по сравнению с готовым программным решением для гостиниц:

Повышенный контроль над вашими данными

С помощью специально разработанной системы управления отелем вы можете хранить информацию о своих посетителях в HMS и объединять ее с существующей CRM (если таковая имеется). Готовая HMS может быть несовместима с некоторым программным обеспечением CRM, а ваши данные на каком-то уровне доступны сторонним источникам.

Персонализация

Вы можете разрабатывать индивидуальные услуги для своих посетителей с помощью специального программного обеспечения для управления отелем, например, отправлять персонализированные приветственные электронные письма, создавать программы лояльности, предоставлять уникальные преимущества для клиентов и т. д. В наши дни персонализация становится все более важной в обеспечении лояльности клиентов.

Стабильный клиентский опыт

Индивидуальная система управления может помочь в автоматизации многочисленных процессов, связанных с недвижимостью, таких как регистрация (и выписка), услуги консьержа и другие услуги. Избегайте потенциальных недоразумений и споров, сократив человеческий контакт между персоналом отеля и посетителями.

Повторяющиеся задачи должны быть автоматизированы

Мы кратко коснулись этого выше, но специально разработанное программное обеспечение для управления отелем может помочь устранить повторяющуюся и часто дублирующую работу, выполняемую штатным персоналом. У разных свойств могут быть разные задачи, и именно здесь может проявить себя специализированное программное обеспечение.

Основываясь на перечисленных выше преимуществах, почему вам вообще нужна система управления отелем, сделанная на заказ? Ниже приведены некоторые частые цели, которые следует учитывать:

Количество бронирований увеличилось

Мы можем улучшить бронирование отелей с помощью более адаптированной и гладкой системы управления отелем (и, таким образом, увеличить наш доход).

Помня об этой цели, мы должны разработать систему управления отелем, более ориентированную на клиента, например, индивидуальные услуги, более плавную процедуру регистрации и выезда, а также улучшить общее впечатление гостей.

Улучшенные операционные процессы

Индивидуальная система управления отелем имеет решающее значение для сокращения времени, затрачиваемого на повторяющиеся административные действия, и контроля за тем, как работники выполняют свою повседневную работу. Мы можем адаптировать HMS, чтобы сделать операции более плавными, эффективными и экономичными.

Улучшенное продвижение

С интегрированным менеджером каналов персонализированная HMS может расширить ваш охват во всем секторе гостеприимства, автоматизировав процесс рекламы и продвижения вашего отеля по многочисленным каналам, сохраняя при этом ценовой паритет.

Кроме того, система может предлагать информацию о бронировании в режиме реального времени всем вашим рекламным носителям, включая GDS, OTA и независимых розничных агентов.

Создание процесса автоматизации для бронирования

Одной из наиболее важных характеристик любой системы управления гостиницей является возможность автоматизации процесса бронирования.

Надежная функция управления бронированием может обеспечить безупречный процесс бронирования, позволяя всем клиентам получить забронированный номер, а также позволяя сотрудникам отеля отслеживать все данные о бронировании и бронировании.

Вот некоторые важные аспекты, которые следует учитывать в этом отношении:

Администрация бронирования

Система может принимать, систематизировать и отвечать на детали бронирования. Например, HMS должен указать заполняемость номера на определенный период по параметрам бронирования.

Система должна иметь возможность просматривать в календаре все бронирования, а сотрудники отеля должны иметь возможность вносить соответствующие коррективы (изменять даты/категории размещения, отменять бронирование, выдавать подтверждение и т. д.).

Интеграция онлайн-бронирования

Сегодня на веб-сайте отеля принято отображать наличие номеров и позволять потенциальным посетителям бронировать номера прямо на веб-сайте.

Система управления отелем должна эффективно взаимодействовать с веб-сайтом и автоматизировать различные процедуры, такие как отправка подтверждения по электронной почте после бронирования и управление данными, относящимися к бронированию, информации о гостях и платежных реквизитах.

Управляемая и автоматизированная система взаимодействия с гостями

Персонализированная система управления отелем должна надежно хранить информацию о гостях, такую как контактная информация, данные о номере, способы оплаты, даты рождения и другую соответствующую информацию.

Этот модуль взаимодействия с гостями также должен помогать в распространении сообщений и предупреждений, таких как выставление счетов, рекламные акции и т. д.

Подходящий поток отношений с гостями должен быть создан на основе бизнес-предпочтений отеля, которые включают:

Персонализация

Вы можете предоставлять индивидуальные услуги, такие как расписание определенных ресторанов, которые, как вы знаете, им нравятся, или просто приветствовать их любимым напитком и журналом по прибытии, если вы знаете предпочтения и привычки отдельных посетителей.

Сбор и анализ данных можно использовать для разработки будущих кампаний и персонализации услуг.

Уведомления

Система должна доставлять оповещения автоматически на следующих этапах их пребывания:

Непосредственно перед их прибытием (процесс бронирования, подтверждение оплаты, список заказанных услуг)
Во время пребывания (специальные предложения и скидки на гостиничные услуги, ресторанное питание и т. д.)
Сразу после оформления заказа (просьба гостя оставить отзыв и отзыв)

Рассмотрите варианты вашего поставщика

Вот некоторые важные вещи, которые следует помнить при разработке индивидуальной системы управления отелем:

Составьте список желаемых функций.

Пожалуйста, перечислите необходимые функции и их приоритет на основе вышеупомянутых переменных. Важно помнить, что вам нужен самый дешевый поставщик, который может последовательно предоставлять эти функции / функции.

В большинстве случаев вы не сможете найти поставщика, который удовлетворит всем вашим требованиям, поэтому очень важно установить приоритет, чтобы вы могли тщательно оценить свои возможности.

Заключение

HMS имеет решающее значение для каждой гостиницы, от семейной гостиницы с ночлегом и завтраком до крупных гостиничных сетей.

Разрабатывать собственное или использовать готовое решение — решать вам, но если вы решите создать ГМС именно под свои нужды, подготовьте полный список своих требований, чтобы сократить время разработки.